การเขียน เพื่อ “ธุรกิจและประชาสัมพันธ์” การผลิตงานเขียนเพื่อธุรกิจและประชาสัมพันธ์เป็นเรื่องไม่ยาก หากเข้าใจหลักการและหมั่นฝึกฝน ก็จะสามารถเขียนได้ ผู้เขียนจึงจัดทำหนังสือ เรื่อง “การเขียนเพื่อธุรกิจและประชาสัมพันธ์” เล่มนี้ขึ้น โดยเน้นให้เนื้อหาสาระ มีความชัดเจน คลี่คลาย ไม่ซับซ้อน เพื่อให้ผู้อ่านสามารถศึกษาด้วยตนเองแล้ว เข้าใจได้โดยตลอด
1.การสื่อสารในวงการธุรกิจ
การสื่อสารในวงการธุรกิจมีความสำคัญ ทำให้การดำเนินงานทางธุรกิจ ประสบความสำเร็จ และช่วยสร้างความเชื่อถือศรัทธา ทัศนคติและภาพลักษณ์ที่ดี ขององค์การ ผู้ที่ต้องการเขียนงานเขียนเพื่อธุรกิจควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับการ สื่อสารในวงการธุรกิจ จึงจะเล็งเห็นภาพรวมของการสื่อสารในวงการนี้ สำหรับใช้ เป็นกรอบของการเขียนเพื่อธุรกิจทุกชนิด
การจำแนกลักษณะการสื่อสารทางธุรกิจมีหลายแนวทาง ถ้าจัดแบ่งตาม วิธีการสื่อสารก็มี 2 ลักษณะคือ การสื่อสารด้วยการพูด อาทิ การสั่งการ การเจรจา ตกลงทางธุรกิจ ซึ่งในที่นี้จะไม่กล่าวถึง และการสื่อสารด้วยการเขียน เช่น การ เขียนบันทึก การเขียนจดหมาย และการเขียนโครงการ เป็นต้น ซึ่งจะแสดงเนื้อหา สาระในบทต่อๆ ไป ทั้งนี้ หากจัดจำแนกตามโอกาสการนำเสนอ จะแบ่งออกเป็น การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ เช่น การปรึกษาหารือในหน่วยงาน การเขียน บันทึกสั้น และการสื่อสารอย่างเป็นทางการ เช่น การเขียนโครงการ การเขียน รายงานทางธุรกิจ
2.ความรู้เบื้องต้นสำหรับการเขียนเพื่อธุรกิจ
ความรู้เรื่องการใช้ภาษาเพื่อสัมฤทธิผลทางการสื่อสาร แม้ไม่ได้เจาะจง การสื่อสารทางธุรกิจ แต่ก็มีความสำคัญที่ผู้เขียนงานเขียนทางธุรกิจควรเข้าใจ เพราะการสร้างสรรค์งานเขียนทางธุรกิจหนึ่งชิ้นไม่ได้มีเฉพาะส่วนที่ใช้รูปแบบและ ภาษาเฉพาะกิจเท่านั้น ยังมีอีกส่วนหนึ่งที่ต้องใช้ความรู้เกี่ยวกับการใช้ภาษา โดยทั่วไปประกอบกัน จึงจะมีความสมบูรณ์ ความรู้ดังกล่าวเป็นความรู้เบื้องต้น สำหรับใช้เป็นหลักหรือแนวทาง การผลิตงานเขียนทางธุรกิจได้
3.การเขียนเพื่อธุรกิจ
การเขียนเป็นกิจกรรมสำคัญที่ส่งเสริมให้กิจการธุรกิจประสบความสำเร็จ ผู้ที่ต้องการจัดทำงานเขียนทางธุรกิจจึงควรทราบและตระหนักถึงความสำคัญของ การเขียนเพื่อธุรกิจ ตลอดทั้งศึกษาแนวทางการเขียนงานเขียนเพื่อธุรกิจโดยรวม และเรื่องเกี่ยวข้อง เพื่อสร้างพื้นฐานความรู้ที่แน่นแฟ้น สนับสนุนให้สามารถ เรียนรู้กลวิธีเขียนงานเขียนทางธุรกิจประเภทต่างๆ ได้ต่อไป
4.การเขียนบันทึกทางธุรกิจ
บันทึกทางธุรกิจเป็นเอกสารที่ใช้ติดต่อภายในองค์การ สำหรับเป็น หลักฐานและข้อมูลในการปฏิบัติงาน จัดทำขึ้นด้วยวัตถุประสงค์หรือโอกาสการใช้ งานที่หลากหลาย
ขั้นตอนการเขียนบันทึกทางธุรกิจ ถ้าต้องการให้เนื้อความของบันทึกครบถ้วนสมบูรณ์และสละสลวย ควรเขียนโดยใช้เทคนิคหรือขั้นตอน ดังนี้
1. กำหนดวัตถุประสงค์การเขียน ก่อนลงมือเขียนบันทึก ผู้เขียนควร กำหนดวัตถุประสงค์ของการติดต่อสื่อสารครั้งนั้นให้ครบถ้วนและชัดเจน แล้วคิด คำนึงถึงเนื้อหาสาระตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด เช่น จะเขียนบันทึกเพื่อขออนุมัติ ซื้ออุปกรณ์สำนักงานเพิ่มเติม ก็ต้องคิดถึงเหตุผลและประโยชน์ที่จะได้รับไว้ด้วย
2. วางโครงเรื่อง เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์ของการติดต่อสื่อสาร ครบถ้วนและชัดเจนแล้ว ผู้เขียนควรเรียงลำดับความคิดตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ให้ครบถ้วนและชัดเจน โดยปรับเปลี่ยนจนกว่าจะมั่นใจว่าดีพอ การวางโครงเรื่อง เช่นนี้ช่วยให้เนื้อความของบันทึกมีความสมบูรณ์และสละสลวย
3. ร่างข้อความ การร่างข้อความจะกระทำหลังจากวางโครงเรื่อง เรียบร้อยแล้วเป็นการขยายความหัวข้อในโครงเรื่อง แล้วร้อยเรียงให้ราบรื่น
4. แก้ไขเรียบเรียง การแก้ไขเรียบเรียงเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก ที่ผู้เขียนบันทึกไม่ควรละเลย หลังจากร่างข้อความแล้ว ควรอ่านทบทวนพิจารณา
5.การเขียนรายงานทางธุรกิจ
รายงานทางธุรกิจเป็นเอกสารสำคัญ ใช้ประกอบการตัดสินใจของ ผู้บริหารและเป็นข้อมูลในการแก้ไขปัญหาหรือการตัดสินใจของผู้ปฏิบัติงาน ในระดับเดียวกัน การจัดทำรายงานทางธุรกิจไม่ยาก หากผู้เขียนทราบข้อมูลสำคัญ ที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งแนวทางการเขียนและรูปแบบการเขียน ก็จะสามารถเขียนได้
6.การเขียนโครงการทางธุรกิจ
โครงการธุรกิจเป็นเอกสารที่บุคคลหรือกลุ่มบุคคลในองค์การธุรกิจจัดทำขึ้น เพื่อเสนอกิจกรรมการทำงานที่มีความคิดสร้างสรรค์หรือเพื่อแก้ไขปัญหา ที่หน่วยงานประสบ แล้วขออนุมัติดำเนินงานจากผู้บังคับบัญชา เอกสารโครงการธุรกิจมีโครงสร้างหรือแบบฟอร์มตามแต่ละองค์การ กำหนด ผู้จัดทำเอกสารโครงการทางธุรกิจจึงต้องเขียนโครงการตามแบบฟอร์มนั้น กับทั้งควรมีความรู้เกี่ยวกับโครงการทางธุรกิจด้วย จึงจะสามารถเขียนเอกสาร โครงการที่มีคุณภาพได้
7.การเขียนโฆษณา
การเขียนโฆษณาเป็นการเขียนเพื่อโน้มน้าวใจให้ผู้บริโภคต้องการซื้อ สินค้าหรือบริการ เนื้อความของโฆษณามีส่วนที่ให้รายละเอียดของสินค้าหรือ บริการ และส่วนที่มีหน้าที่จูงใจให้เกิดความต้องการซื้อ อย่างน่าสนใจ การเขียนโฆษณาเป็นศาสตร์และศิลป์ ในที่นี้มีเป้าหมายให้ผู้อ่าน มีพื้นฐานสามารถเขียนโฆษณาอย่างง่ายได้ จึงนำเสนอความรู้ที่สำคัญ ซึ่งเหมาะสำหรับการเริ่มต้นเขียน
8.การเขียนจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจเป็นเอกสารสำคัญ ใช้ติดต่อกันในวงการธุรกิจและติดต่อ ไปถึงกลุ่มเป้าหมายทางธุรกิจ การจัดทำจดหมายธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะส่งผลดีให้แก่ องค์การทางธุรกิจเป็นอย่างมาก เพราะเนื้อความและลีลาการเขียนจดหมาย ทางธุรกิจ จะส่งผลต่อความเข้าใจและความประทับใจของผู้รับ มีส่วนสำคัญในการ สร้างผลประโยชน์ทางธุรกิจ
ความหมายของจดหมายธุรกิจ จดหมายธุรกิจ หมายถึง จดหมายที่ใช้ติดต่อกันระหว่างผู้ประกอบการ ทางธุรกิจ หรือติดต่อไปยังกลุ่มเป้าหมายของงานธุรกิจหรือลูกค้า เพื่อผลประโยชน์ ทางธุรกิจ เช่น สั่งซื้อสินค้า ขอเปิดเครดิต ติดตามหนี้สิน
9.ความรู้เบื้องต้นสำหรับการเขียนเพื่อการประชาสัมพันธ์
งานประชาสัมพันธ์เป็นงานที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จขององค์การ ซึ่งในอดีตมีองค์การจำนวนหนึ่งไม่เข้าใจและไม่เล็งเห็นความสำคัญ ทว่าปัจจุบัน องค์การจำนวนมากตระหนักว่า การประชาสัมพันธ์มีส่วนอย่างมากในการผลักดัน ให้เกิดความสำเร็จของการดำเนินกิจการ ช่วยสนับสนุนให้องค์การเป็นที่รู้จักและ ได้รับความนิยมจากกลุ่มประชาชนเป้าหมาย ดังนั้น จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้ต้องการเขียนงานเขียนเพื่อการประชาสัมพันธ์ ควรมีความเข้าใจข้อมูลเกี่ยวกับงานประชาสัมพันธ์จำนวนหนึ่ง สำรับเป็นพื้นฐานให้เข้าใจความสำคัญและบทบาทหน้าที่ของงานประชาสัมพันธ์ ตลอดทั้งข้อมูลเกี่ยวกับองค์ประกอบสำคัญของงานประชาสัมพันธ์ ที่ต้องคำนึงถึง เสมอในการเขียนเพื่อการประชาสัมพันธ์ ได้แก่กลุ่มประชาชนเป้าหมาย รวมทั้ง รู้จักงานเขียนเพื่อการประชาสัมพันธ์แต่ละประเภท
10.หลักการเขียนเพื่อการประชาสัมพันธ์
การเขียนเพื่อการประชาสัมพันธ์เป็นการเขียนเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ มีการใช้ภาษาเฉพาะแบบ แตกต่างไปจากงานเขียนทั่วไปและงานเขียนเพื่อ วัตถุประสงค์อื่น ดังนั้น เพื่อให้สามารถเขียนงานเขียนเพื่อการประชาสัมพันธ์ให้ บรรลุวัตถุประสงค์ คือการประชาสัมพันธ์ ผู้เขียนควรเข้าใจหลักการเขียนเพื่อการ ประชาสัมพันธ์ ในประเด็นสำคัญต่างๆ
11.การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์
ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นงานเขียนที่แพร่หลาย นักประชาสัมพันธ์ มีโอกาสได้เขียนเป็นประจำ การเขียนชนิดนี้มีความสำคัญต่อองค์การ ในแง่ที่ช่วย ให้กลุ่มประชาชนเป้าหมายทราบความเคลื่อนไหวขององค์การ และทำให้เกิด ความรู้สึกผูกพันกับองค์การ ด้วยการนำเสนอข่าวออกมาอย่างสม่ำเสมอ ส่งผลดี ทำให้องค์การเป็นที่รู้จักและได้รับความนิยม ด้วยความแพร่หลายของข่าวประชาสัมพันธ์ในปัจจุบัน ผู้เขียน ข่าวประชาสัมพันธ์จึงมีโอกาสได้เห็นข่าวประชาสัมพันธ์ในสื่อสิ่งพิมพ์เป็นจำนวน มาก ที่อาจใช้เป็นตัวอย่างการเขียนได้ ดังนั้น การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ จึงไม่ใช่เรื่องยาก ทว่า ก็จำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องต่างๆ
12.การเขียนประกาศ
ประกาศเป็นงานเขียนเพื่อการประชาสัมพันธ์ที่นักประชาสัมพันธ์มี โอกาสเขียนเป็นประจำ เพื่อแจ้งเรื่องสำคัญไปยังกลุ่มประชาชนเป้าหมาย ทั้งภายในและภายนอกองค์การ การเขียนประกาศมีวิธีการ ที่ไม่ยุ่งยากและรูปแบบไม่ซับซ้อน ผู้ที่ต้องการเขียนประกาศเป็น สามารถศึกษาเรียนรู้และลงมือเขียนได้ไม่ยากนัก ทว่า ควรทราบข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับประกาศและหลักการเขียนประกาศ
