การจัดหา หรือ Procurement หมายถึงกระบวนการโดยรวมในการจัดซื้อสินค้าและบริการที่จำเป็นต่อการดำเนินงานขององค์กรอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ระบุความต้องการ การคัดเลือกผู้ส่งมอบ การเจรจาต่อรองเงื่อนไขและสัญญา การออกคำสั่งซื้อ ตลอดจนถึงการชำระค่าสินค้าหรือบริการ “การจัดหา” จึงถือว่าเป็นจุดริเริ่มสำคัญของการดำเนินงาน นอกจากนี้ ยังเป็นส่วนหนึ่งของห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) ที่ดูแลในเรื่องของวัตถุดิบไปจนถึงการบริโภค โดยมีโลจิสติกส์ (Logistics) เป็นองค์ประกอบสำคัญที่มุ่งเน้นการขนส่งหรือเคลื่อนย้ายทรัพยากร ด้วยเหตุนี้ ห่วงโซ่อุปทาน จึงเปรียบเสมือนเครือข่ายส่วนกลางที่ทำหน้าที่เชื่อมโยงและประสานการดำเนินงานระหว่างกระบวน “การจัดหา” และ “โลจิสติกส์” เพื่อให้เกิดการกระจายสินค้าและบริการจากผู้ส่งไปยังลูกค้าได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ
การพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการจัดหา จึงเป็นแนวทางสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ลดต้นทุน และสร้างประโยชน์ให้กับหน่วยงาน และนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายความสำเร็จในระยะยาวได้ หนังสือ “การจัดหา : จุดเริ่มต้นการเดินทางของห่วงโซ่อาหารอุปทาน” (Procurement : The First Step of the Supply Chain Journey) จะเป็นคู่มือที่ช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจจุดเริ่มต้นที่สำคัญของกระบวนการทั้งหมด ไปจนถึงการวางเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ ซึ่งจะช่วยสนับสนุนการตัดสินใจอย่างยั่งยืน
เนื้อหาภายในเล่มประกอบไปด้วยเนื้อหา 10 บท ประกอบไปด้วย บทที่ 1 การจัดหาและการจัดการการจัดหาเบื้องต้น บทที่ 2 การจัดหา โลจิสติกส์ บทที่ 3 การจัดหาเชิงกลยุทธ์ บทที่ 4 การจัดการความสัมพันธ์กับผู้ส่งมอบในการจัดหา บทที่ 5 การจัดการคุณภาพในการจัดหา บทที่ 6 การจัดการสัญญาและการประเมินประสิทธิภาพของการจัดหา บทที่ 7 การจัดการความเสี่ยงในการจัดหา บทที่ 8 การจัดหาอย่างยั่งยืน บทที่ 9 ปัญญาประดิษฐ์ในการจัดหา บทที่ 10 การเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดหา
1.การจัดหาและการจัดการการจัดหาเบื้องต้น
การจัดหาได้กลายเป็นหัวข้อที่สำคัญขององค์กรต่าง ๆ ทั้งในอุตสาหกรรมบริการและการผลิต องค์กรต่าง ๆ กำลังปรับกระบวนการและพัฒนาการจัดหาเพื่อยให้แน่ใจว่าตนเองจะได้รับประโยชน์จากขั้นตอนการจัดหาที่มีประสิทธิภาพ ในระบบเศรษฐกิจ ยุคโลกาภิวัตน์สมัยใหม่ การค้าระหว่างประเทศได้รับความนิยมอย่างมาก ทำให้องค์กรต่าง ๆ มีอิสระในการจัดหาจากส่วนต่าง ๆ ของโลก สำหรับองค์กรส่วนใหญ่การจัดหาเป็นหน้าที่ที่สำคัญและองค์กรเหล่านั้นก็ตระหนักถึงความจำเป็นในการเสริมความแข็งแกร่งให้กับกระบวนการนี้มากขึ้น การที่องค์กรนั้นสามารถควบคุมห่วงโซ่อุปทานและจัดการการจัดหาได้ดียิ่งขึ้นจะช่วยลดความเสี่ยง จัดการความท้าทายที่ซับซ้อนมากขึ้น และเปิดประตูสู่โอกาสใหม่ ๆ
การจัดหาคืออะไร
การจัดหา หมายถึง กระบวนการและกิจกรรมโดยรวมที่เกียวข้องกับการได้มา หรือซื้อสินค้าหรือบริการ หรืองานจากแหล่งภายนอกเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กร ซึ่งครอบคลุมวงจรการจัดหาทั้งหมด รวมถึงการระบุความต้องการ การเลือกผู้ส่งมอบ การเจรจา สัญญา การสั่งซื้อ และการรับและชำระค่าสินค้าหรือบริการ มีหลายหน่วยงานที่ให้คำจำกัดความของคำว่าการจัดหา เช่น World Bank Group (World Bank Group) ให้คำจำกัดความของการจัดหาว่า
“Procurement is the process of finding, acquiring, buying, or obtaining goods, services, or works from an external source, often via a tendering or competitive bidding process. It involves activities such as identifying needs, selecting suppliers, negotiating contracts, placing orders, and managing supplier relationships to fulfill the requirements of an organization.“
2.การจัดหา โลจิสติกส์ และห่วงโซ่อุปทาน
การจัดหาถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของห่วงโซ่อุปทาน หรือในอีกนัยหนึ่งถือว่าเป็นจุดเริ่มต้นของห่วงโซ่อุปทานก็ว่าได้ การจัดหา โลจิสติกส์ และห่วงโซ่อุปทาน เป็นองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องกันในการจัดการสินค้าและบริการภายในองค์กร การจัดหาเกี่ยวข้องกับการได้มาซึ่งทรัพยากรการสร้างความสัมพันธ์กับผู้ส่งมอบและการรับประกันการจัดหาที่เชื่อถือได้ โลจิสติกส์มุ่งเน้นไปที่การเคลื่อนย้าย การจัดเก็บ และการขนส่งสินค้าภายในห่วงโซ่อุปทาน เพิ่มประสิทธิภาพการไหลไปยังสถานที่ที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม การจัดการห่วงซ่อุปทานเป็นการรวมการจัดหาและโลจิสติกส์ พร้อมด้วยบทบาทอื่น ๆ เพื่อให้เกิดการไหลของสินค้าและบริการจากผู้ส่งไปยังลูกค้าอย่างราบรื่น ปรับปรุงประสิทธิภาพและลดต้นทุน การทำงานร่วมกันและการประสานงานระหว่างหน้าที่เหล่านี้มีความสำคัญต่อความเป็นเลิศในการดำเนินงานและคุณค่าของลูกค้า
3. การจัดหาเชิงกลยุทธ์
ในสถานการณ์การแข่งขันที่สูงขึ้น ทุกองค์กรล้วนมุ่งหวังที่จะสร้างผลกำไรในระยะยาวเพื่อนำไปสู่การดำเนินธุรกิจที่ยั่งยืนต่อไปในอนาคต การวางกลยุทธ์เพื่อการจัดการสิ่งต่าง ๆ ภายในองค์กรเป็นสิ่งที่มีความจำเป็น ไม่ว่าจะเป็นการวางแนวทางการทำงาน หน้าที่ และวิธีการทำงานในส่วนงานต่าง ๆ อย่างมีแบบแผนขั้นตอน เพื่อนำไปสู่เป้าหมายระยะยาวที่วางไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่เพียงแค่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งในองค์กรที่จำเป็นจะต้องมีกลยุทธ์การทำงานแต่ทุก ๆ ส่วนงานในองค์กรล้วนมีความจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนหน้าที่ และวิธีการทำงานเพื่อช่วยให้แต่ละหน่วยงานสามารถสร้างผลงานที่มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ ในส่วนของการจัดหาเอง เพื่อที่จะประสบความสำเร็จในการจัดหา การจัดหาเชิงกลยุทธ์ถือว่าเป็นอีกแนวทางหนึ่งที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้
4.การจัดการความสัมพันธ์กับผู้ส่งมอบในการจัดหา
การจัดหาเป็นกระบวนการที่สำคัญในความสำเร็จขององค์กร ซึ่งเกี่ยวข้องกับการคัดเลือกการประเมิน และการจัดการผู้ส่งมอบ ซึ่งเป็นผู้จัดหาวัสดุ อุปกรณ์ หรือบริการที่จำเป็นสำหรับองค์กรในการดำเนินงาน การจัดการความสัมพันธ์กับผู้ส่งมอบในการจัดหา (Procurement Sup-plier Relationship Management, PSRM) เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการจัดหา เป็นแนวปฏิบัติในการสร้างและรักษาความสัมพันธ์กับผู้ส่งมอบเพื่อให้ได้เปรียบในการแข่งขันในตลาด กระบวนการ นี้ช่วยให้องค์กรค้นหาผู้ส่งมอบที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของตน ตลอดจนสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีกับผู้ส่งมอบเพื่อผลประโยชน์ร่วมกัน ในบทนี้จะอธิบายว่าการจัดการความสัมพันธ์กับผู้ส่งมอบในการจัดหาคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร รวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการนำไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. การจัดการคุณภาพในการจัดหา
ในการพัฒนาทางธุรกิจอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน แนวคิดเรื่องคุณภาพในการจัดหาได้นำไป สู่มิติใหม่ ความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นของผลิตภัณฑ์และบริการ ประกอบกับความคาดหวังของลูกค้า ที่เปลี่ยนไปได้ยกระดับมาตรฐานสำหรับผู้ส่งมอบ นอกเหนือจากการมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนด พื้นฐานแล้ว องค์กรต่าง ๆ ยังมองหาผู้ส่งมอบที่สามารถมอบมูลค่าเพิ่ม นวัตกรรม และแนวทางการทำงานที่ยั่งยืน ลำดับความสำคัญในการดำเนินการได้เปลี่ยนไปสู่การทำความเข้าใจห่วงโซ่คุณค่า ทั้งหมด และสร้างความมั่นใจว่าผู้ส่งมอบสามารถทำงานได้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ขององค์กร ความหมายของคุณภาพในการจัดหาได้พัฒนาขึ้นเพื่อครอบคลุมไม่เพียงแต่การปฏิบัติตามข้อกำหนดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการส่งมอบคุณค่า การจัดการความเสี่ยง และการปฏิบัติตามข้อกำหนด องค์กรพิจารณามุมมองในการจัดหาที่ซับซ้อนซึ่งการประกันคุณภาพ การวิเคราะห์มูลค่า และระบบการจัดการผู้ส่งมอบมีบทบาทสำคัญ เพื่อความเข้าใจแนวคิดในเรื่องคุณภาพเบื้องต้น ในบทนี้จะแสดงแนวคิดเรื่องคุณภาพ การจัดการคุณภาพในการจัดหา และเครื่องมือ ที่ใช้ในการจัดการคุณภาพอีกด้วย
6.การจัดการสัญญาและการประเมินประสิทธิภาพของการจัดหา
การจัดการสัญญาที่มีประสิทธิภาพและการวัดประสิทธิภาพของการจัดหาเป็นองค์ประกอบ ที่สำคัญของการจัดหาและการจัดการห่วงโซ่อุปทานที่ประสบความสำเร็จ สัญญาทำหน้าที่เป็นรากฐานของความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งมอบ โดยระบุถึงสิทธิ หน้าที่ และความคาดหวังของ ทั้งสองฝ่าย อย่างไรก็ตาม การทำให้มั่นใจว่าสัญญาได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและการวัดผลการปฏิบัติงานของผู้ส่งมอบจำเป็นต้องอาศัยแนวทางที่เป็นระบบและเชิงรุก ในบทนี้จะกล่าวถึงองค์ประกอบที่สำคัญของการจัดการสัญญาและการวัดผลการปฏิบัติงานของการจัดหาโดยเน้นย้ำถึงความจำเป็นในเงื่อนไขสัญญาที่ชัดเจน การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และวิธีการประเมินผลการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ ด้วยการใช้แนวทางปฏิบัติในการจัดการสัญญาและกำหนดกรอบการวัดประสิทธิภาพที่เหมาะสม องค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพความสัมพันธ์กับผู้ส่งมอบลดความเสียง และขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ในบทนี้จะประกอบไปด้วย หลักการเบื้องต้นของสัญญาเพื่อให้เข้าใจแนวคิดและหลักการเบื้องต้นของการจัดการสัญญา รวมไปถึงประเภทของสัญญาและสิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการเลือกประเภทของสัญญา และในหัวข้อการประเมินประสิทธิภาพของการจัดหา ประกอบไปด้วยหลักในการประเมินประสิทธิภาพโดยทั่วไป ปัจจัยเบื้องต้นในการประเมินประสิทธิภาพและขั้นตอนในการประเมินประสิทธิภาพในการจัดหาเพื่อให้สามารถนำองค์ความรู้ดังกล่าวไปใช้ในการประเมินจริงได้
7. การจัดการความเสี่ยงในการจัดหา
การจัดการความเสี่ยงเป็นกระบวนการที่สำคัญและต่อเนื่อง และการประเมินความเสี่ยง ที่เหมาะสมควรดำเนินการตรวจสอบ และจัดการตลอดทุกขั้นตอนในการจัดหา แต่หากมองในสถานการณ์ปัจจุบัน ไม่มีบุคคลหรือองค์กรใดที่สามารถคาดการณ์ถึงความเสี่ยง โดยเฉพาะในการจัดหาได้อย่างแม่นยำ สิ่งที่สามารถทำได้คือการเตรียมพร้อมสำหรับอนาคตที่ผันผวนและไม่แน่นอน เนื่องมาจากการหยุดชะงักของเทคโนโลยี การเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศ ปัญหา ด้านความปลอดภัยของข้อมูล และภัยคุกคามต่อห่วงโซ่อุปทานทั่วโลก องค์กรที่สามารถเตรียมตัวทำความเข้าใจและมีแผนในการจัดการความเสี่ยงจะสามารถปรับปรุงกระบวนการจัดหาขององค์กรเพื่อจัดการและควบคุมความเสี่ยงเหล่านั้นได้ในบทนี้จะกล่าววึงความเสี่ยงในการจัดหาความสำคัญของการจัดการความเสี่ยงในการจัดหา ประเภทของความเสี่ยงในการจัดหา และขั้นตอนในการจัดการความเสี่ยง
8. การจัดหาอย่างยั่งยืน
มุมมองเกี่ยวกับความยั่งยืน ได้เปลี่ยนจากการมุ่งน้นที่ผลิตภัณฑ์และการแข่งขันไปสู่มุมมองที่กว้างขึ้น เน้นการรวมผู้ส่งมอบ ผู้ส่งมอบรายย่อย ลูกค้า และผู้ให้บริการในการประเมินความยั่งยืนตลอดทั้งห่วงโซ่อุปทาน ปัจจุบันผลกระทบของห่วงโซ่อุปทาน ไม่ใช่ได้รับเพียงองค์กรใดองค์กรหนึ่งเท่านั้น แต่ยังได้รับผลกระทบทั้งห่วงโซ่อุปทาน เมื่อได้รับการพิจารณาการประเมินประสิทธิภาพด้านความยั่งยืน ผู้บริโภคถือว่าองค์กรต่าง ๆ รับผิดชอบต่อความยั่งยืนของห่วงโซ่อุปทานทั้งหมด โดยไม่คำนึงว่าในห่วงโซ่อุปทานมีองค์กรที่เกี่ยวข้องใดบ้าง ในองค์กร ที่แสวงหาความยั่งยืน นอกเหนือจากกระบวนการทำงานโดยทั่วไป กิจกรรมการจัดหามีบทบาทสำคัญในการลดผลกระทบทางด้านลบทั้งในทางสิ่งแวดล้อมและสังคม กิจกรรมเหล่านี้ครอบคลุม ตั้งแต่ห่วงโซ่อุปทานต้นน้ำผ่านการคัดเลือกผู้ส่งมอบ การตัดสินใจในการจัดหาที่กว้างขึ้นและการทำงานร่วมกันและการมีปฏิสัมพันธ์กับผู้ส่งมอบ ในบทนี้จะกล่าวถึงแนวคิดของการจัดหาอย่างยั่งยืน ความสำคัญต่อความพยายามด้านความยั่งยืนขององค์กร และตัวขับเคลื่อนหลักและอุปสรรคที่เกี่ยวข้อง ครอบคลุมทั้งการจัดหาที่ยั่งยืนต่อสิ่งแวดล้อม (หรือ “Green procurement”) และพื้นที่ความรับผิดชอบต่อสังคมที่เพิ่มขึ้น ในขั้นต้นความยั่งยืนในธุรกิจมุ่งเน้นไปที่มิติด้านสิ่งแวดล้อมเป็นหลัก เนื่องจากกฎต่าง ๆ ที่ค่อนข้างเคร่งครัด ในทั่วโลก อย่างไรก็ตามในปัจจุบันความตระหนักที่เพิ่มขึ้นเกี่ยวกับห่วงโซ่อุปทานทั่วโลก ทำให้เกิดการสนใจในผลกระทบทางสังคมของผลิตภัณฑ์ หลังจากหัวข้อการจัดหาที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมและมีความรับผิดชอบ ต่อสังคมแล้ว
9. ปัญญาประดิษฐ์ในการจัดหา
ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence, Al) ได้เข้ามาเปลี่ยนแปลงกระบวนการ ทั้งในการปรับกระบวนการให้เหมาะสม ปรับปรุงการตัดสินใจ และขับเคลื่อนประสิทธิภาพ ซึ่งปัญญาประดิษฐ์นี้รวมไปถึงวิทยาการข้อมูล (Data science) ที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ เช่น การเรียน รู้ด้วยเครื่อง (Machine learning) การเรียนรู้เชิงลึก (Deep learing) หรือใช้ขั้นตอนที่ขับเคลื่อน ด้วยข้อมูล (Data-driven algorithm)
การใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีขั้นสูงและเทคนิคการเรียนรู้ของปัญญาประดิษฐ์ ช่วยให้เจ้าหน้าที่จัดหาสามารถทำงานได้สะดวกยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในการวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมหาศาล และดึงข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าสำหรับการจัดหาเชิงกลยุทธ์และการจัดการผู้ส่งมอบ ระบบที่ขับเคลื่อนด้วยปัญญาประดิษฐ์สามารถคาดการณ์รูปแบบความต้องการ เพิ่มประสิทธิภาพระดับสินค้าคงคลัง ระบุโอกาสในการประหยัดต้นทุน และลดความเสี่ยงโดยการตรวจสอบประสิทธิภาพของผู้ส่งมอบและแนวโน้มของตลาดแบบทันเวลา ในบทนี้จะกล่าวถึงความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับปัญญาประดิษฐ์ ความเกี่ยวข้องกับการจัดหารวมไปถึงเครื่องมือปัญญาประดิษฐ์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดหา
10. การเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดหา
โดยทั่วไปแล้ว วัตถุประสงค์ของการจัดหาคือการจัดหาที่มีประสิทธิภาพตามหลักการ ทั่วไป เช่น ความโปร่งใส ความคุ้มค่า การแข่งขันที่เปิดเผยและเป็นธรรม การจัดหามีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เนื่องจากความสามารถในการแข่งขันของบริษัทระหว่างประเทศมีมากขึ้น และขึ้นอยู่กับตัวขับเคลื่อนสำคัญที่ช่วยในการผลิตและส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่เปลี่ยนแปลงไป ในยุคแห่งความ ก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว โลกาภิวัตน์และพลวัตของตลาดที่เปลี่ยนแปลงไปการเปลี่ยนแปลงการจัดหาได้กลายเป็นความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ต้องการความได้เปรียบในการแข่งขันและขับเคลื่อนความสำเร็จอย่างยั่งยืน ในบทนี้จะพูดถึงการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดหา ทั้งเหตุผลในการเปลี่ยนแปลงหรือปรับตัวของกระบวนการจัดหา รวมไปถึงแนวทางในการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ นั้น
ณัฐนรี ศิริโยธา
Writerนักศึกษาฝึกงาน ผู้ชื่นชอบอ่านวรรณกรรมและฟังเพลงเป็นชีวิตจิตใจ มีความฝันอยากเขียนเรื่องสั้นสักเรื่องเกี่ยวกับชีวิตของตัวเอง
