การนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อการพัฒนางาน สำนักพิมพ์ ม.นเรศวร

เริ่มต้นด้วยการเขียนบทความนี้เกิดจากปัญหาสภาวะโรคระบาด Covid-19 ที่เป็นปัญหาอยู่ในตอนนี้ การเขียนบทความนี้จะเรียกได้ว่าเป็นการเปิดบ้านสำนักพิมพ์มหาวิทยาลัยนเรศวร อีกรูปแบบหนึ่งก็ว่าได้ สำนักพิมพ์ฯ ได้ดำเนินงานจัดพิมพ์หนังสือ/ตำราวิชาการมาแล้วมากว่า 7 ปี เราได้เริ่มพัฒนากระบวนการทำงานให้เข้ากับยุคสมัยตลอดเวลา เรานำเทคโนโลยีต่าง ๆ มากมายเข้ามาดำเนินงานให้ประสบผลตามที่ต้องการ ตลอดจนการทำงานซ้ำ ๆ แทนพนักงาน ที่จะช่วยประหยัดเวลาในการทำงานไปได้อย่างมาก ตามหัวข้อที่ได้เกริ่นตั้งแต่ต้นว่าเราจะมานำเสนอเครื่องมือ ที่เราใช้ในการปฏิบัติงานของสำนักพิมพ์ฯ โดยหน้าที่ของสำนักพิมพ์เราแบ่งออกเป็นหน่วย โดยหน่วยบรรณาธิการ จะมีหน้าที่ในการรับต้นฉบับและประสานงานผู้ทรงคุณวุฒิ ผู้พิสูจน์อักษร และส่งงานต่อมายังหน่วยหน่วยผลิตและเผยแพร่ ซึ่งหน่วยนี้จะประกอบไปด้วยงาน Artwork งานประชาสัมพันธ์ การตลาด ปัญหามากมายจะเกินขึ้นถ้าเรายังไม่นำเทคโนโลยีเข้ามาจัดการการทำงานในขั้นต้อนที่มากมายเหล่านี้ ทางสำนักพิมพ์ฯเราจึงเลือกที่จะใช้

1. Trello เข้ามาช่วยในการบริหารจัดการงาน

Trello เป็นเครื่องมือสำหรับบริหารจัดการโครงการหรือ Project Management ที่เป็นที่นิยมกันอย่างแพร่หลาย ด้วยความสามารถที่เราสามารถสร้าง Project ขึ้นมาและใส่รายละเอียดต่าง ๆ ลงไปใน Project นั้นได้รวมถึงการระบุทีมงานหรือผู้รับผอดชอบ Project นั้น ๆ ลงไปได้ด้วย ทำให้หัวหน้างาน หรือผู้บริหารสามารถมองเห็นได้ ตลอดจนเพื่อนร่วมงาน หรือทีมได้ทราบความคืบหน้าของ Project นั้น ๆ ซึ่งสามารถใช้งานได้ทั้ง Desktop และผ่าน Application บนมือถือ

031820 0329 1

2. เราใช้ Google calendar

สำหรับนัดหมายตารางงาน หลายคนคงคุ้นเคยกันดีสำหรับเครื่องมือในการลงปฏิทินนัดหมายตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรม หรืองานประชุมต่าง ๆ

031820 0329 2

3. ใช้ระบบ Cloud Computing มาใช้สำหรับการจัดเก็บไฟล์งาน

ตลอดหลายปีที่ผ่านมาเราอาจจะได้ยินคำว่า Cloud Computing กันอย่างหนาหู แต่ก็ยังอาจสงสัยว่าแล้วสามารถนำมาใช้งานได้อย่างไร และเอาไปใช้กับเทคโนโลยีอะไร ในปัจจุบันมีบริการ Cloud Computing มากมายที่นำมาใช้สำหรับการบริหารจัดการไฟล์เอกสาร รูปภาพ ตลอดจนไฟล์งานอื่น ๆ ทางสำนักพิมพ์ฯ เราเลือกใช้ Dropbox มาอยู่ระยะหนึ่งแต่ด้วยจำนวนที่จำกัดของพื้นที่จัดเก็บใน Package free มีน้อย เราจึงเลือก Google drive file stream มาใช้งานเพิ่มเติมสำหรับการจัดเก็บเอกสารที่มีขนาดใหญ่และใช้งานไม่บ่อยนัก โดยส่วนมากแล้ว Google drive file stream จะเป็นทีม Artwork ที่ใช้งานร่วมกับทีมการตลาดที่เราจะแชร์ไฟล์งาน Artwork ที่มีขนาดใหญ่ให้กัน และสามารถใช้งานได้ทั้ง Desktop และผ่าน Application บนมือถือ

031820 0329 3

4 .เรามี Facebook page, Twitter, Line official account สำหรับการทำการตลาดและสร้างการรับรู้ให้กับลูกค้า

เริ่มต้นการตลาดแรก ๆ จนถึงปัจจุบันปฏิเสธไม่ได้ว่า Facebook ยังเป็นช่องทาง Social media หลักสำหรับการทำการตลาด และประชาสัมพันธ์ ของเราต่อมาเราเริ่มใช้ Twitter สำหรับการทำการตลาดอีกช่องทาง ล่าสุดด้วยกระแสที่มาแรงในยุคนี้ก็คือ Line ที่มีผู้ใช้เพิ่มขึ้นไม่น้อย ทำให้เราต้องเริ่มใช้ Line official account สำหรับการทำการตลาดและใช้ Line bot สำหรับการสื่อสารกับลูกค้าได้ 24 ชั่วโมงอีกด้วย


031820 0329 4

5. เราใช้ MailChimp สำหรับการกระจายข่าวสาร ข้อมูล หรือ โปรโมชั่น

เป็นระบบ E-mail Marketing หรือการทำการตลาดผ่านช่องทางการส่งอีเมล ซึ่ง MailChimp เป็นระบบที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากจากคนทำการตลาดออนไลน์ ทางสำนักพิมพ์ได้เลือกใช้ MailChimp สำหรับการกระจายข่าวสาร ข้อมูล หรือ โปรโมชั่น ให้กับลูกค้าหรือผู้ที่สนใจได้อย่างรวดเร็ว ภายในโปรแกรมยังมี Analytics ให้เราได้ดูสถิติต่าง ๆ ในการทำการตลาดอีกด้วย


031820 0329 5

6. เรามีระบบ ERP สำหรับการบริหารจัดการต้นทุนและการขาย

การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์ของทรัพยากรทางธุรกิจได้อย่างสูงสุดระบบการจัดการและวางแผนการ โดยการเชื่อมโยงส่วนงานต่าง ๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน เช่น ระบบการเงิน ระบบการชื้อ ระบบการขาย เป็นต้น

031820 0329 6

7. เรามีเว็บไซต์ E-commence สำหรับการสั่งซื้อหนังสือได้ 24 ชั่วโมง/สัปดาห์

ด้วยการเปลี่ยนแปลงของผู้บริโภคทำให้ตลาดของ E-commence ในประเทศไทยเติบโตอย่างต่อเนื่องทำให้สำนักพิมพ์ฯ จะต้อง Disrupt ตัวเองก่อนโดน Disrupt เราจึงเริ่มที่จะจำหน่ายหนังสือผ่านช่องทางออนไลน์ เพิ่มอีกช่องทาง

031820 0329 7

8. เราใช้ Line group สำหรับการพูดคุยปรึกษางาน

เนื่องด้วย แอป line เป็นแอปพลิเคชันที่มีผู้ใช้งานสำหรับการ Chat เรียกได้ว่ามาเป็นอันดับต้น ๆ เลยก็ว่าได้ ด้วยการใช้งานที่ไม่ซับซ้อนและรวดเร็วในการพูดคุยทำให้สำนักพิมพ์ฯ เราเลือกแอป Line สำหรับการพูดคุยปรึกษางาน

031820 0329 8

9. ล่าสุดเรากำลังนำ Microsoft Teams

มาใช้สำหรับการจัดประชุมงาน จากสถานะการปัญหาสภาวะโรคระบาด Covid-19 ทำให้หลายหน่วยงานพูดถึงเรื่อง Work From Home ถึงตอนนี้สำนักพิมพ์ฯ เรายังไม่มีการทำงานแบบ Work From Home แต่เราก็ได้เริ่มนำการประชุมแบบ Video calls สำหรับการจัดประชุมงานต่าง ๆ ที่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการเดินทางและการอยู่รวมกันเป็นกลุ่มได้อีกด้วย

031820 0329 9

สรุป

การนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาใช้ในงานของสำนักพิมพ์ฯ เป็นการลดเวลาการทำงานที่ซ้ำซ้อนของพนักงาน และการบริหารงานที่ทำให้เกิดความเข้าใจ สามารถติดตามได้ง่าย ตลอดจนการพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพเนื่องด้วยกระบวนการจัดพิมพ์หนังสือ/ตำราทางวิชาการมีขั้นตอนที่ระเอียดมากมายสำหรับมาตรฐานสำนักพิมพ์ระดับ University ที่จะต้องมีความถูกต้องและได้มาตรฐาน ทำให้เราจึงคิดค้นและพัฒนางานนำเครื่องมือต่าง ๆ มาใช้ในสำนักพิมพ์ฯ ให้เกินประโยชน์ต่องานมากที่สุด สำหรับองค์กรหรือหน่วยงานต่าง ๆ ที่สนใจสามารถลองนำเครื่องมือเหล่านี้ไปปรับใช้ในงานก็อาจจะช่วยให้งานของเราดำเนินได้สะดวกมากยิ่งขึ้น

detail 01

 

Message us