เริ่มต้นด้วยการเขียนบทความนี้เกิดจากปัญหาสภาวะโรคระบาด Covid-19 ที่เป็นปัญหาอยู่ในตอนนี้ การเขียนบทความนี้จะเรียกได้ว่าเป็นการเปิดบ้านสำนักพิมพ์มหาวิทยาลัยนเรศวร อีกรูปแบบหนึ่งก็ว่าได้ สำนักพิมพ์ฯ ได้ดำเนินงานจัดพิมพ์หนังสือ/ตำราวิชาการมาแล้วมากว่า 7 ปี เราได้เริ่มพัฒนากระบวนการทำงานให้เข้ากับยุคสมัยตลอดเวลา เรานำเทคโนโลยีต่าง ๆ มากมายเข้ามาดำเนินงานให้ประสบผลตามที่ต้องการ ตลอดจนการทำงานซ้ำ ๆ แทนพนักงาน ที่จะช่วยประหยัดเวลาในการทำงานไปได้อย่างมาก ตามหัวข้อที่ได้เกริ่นตั้งแต่ต้นว่าเราจะมานำเสนอเครื่องมือ ที่เราใช้ในการปฏิบัติงานของสำนักพิมพ์ฯ โดยหน้าที่ของสำนักพิมพ์เราแบ่งออกเป็นหน่วย โดยหน่วยบรรณาธิการ จะมีหน้าที่ในการรับต้นฉบับและประสานงานผู้ทรงคุณวุฒิ ผู้พิสูจน์อักษร และส่งงานต่อมายังหน่วยหน่วยผลิตและเผยแพร่ ซึ่งหน่วยนี้จะประกอบไปด้วยงาน Artwork งานประชาสัมพันธ์ การตลาด ปัญหามากมายจะเกินขึ้นถ้าเรายังไม่นำเทคโนโลยีเข้ามาจัดการการทำงานในขั้นต้อนที่มากมายเหล่านี้ ทางสำนักพิมพ์ฯเราจึงเลือกที่จะใช้

1. Trello เข้ามาช่วยในการบริหารจัดการงาน

Trello เป็นเครื่องมือสำหรับบริหารจัดการโครงการหรือ Project Management ที่เป็นที่นิยมกันอย่างแพร่หลาย ด้วยความสามารถที่เราสามารถสร้าง Project ขึ้นมาและใส่รายละเอียดต่าง ๆ ลงไปใน Project นั้นได้รวมถึงการระบุทีมงานหรือผู้รับผอดชอบ Project นั้น ๆ ลงไปได้ด้วย ทำให้หัวหน้างาน หรือผู้บริหารสามารถมองเห็นได้ ตลอดจนเพื่อนร่วมงาน หรือทีมได้ทราบความคืบหน้าของ Project นั้น ๆ ซึ่งสามารถใช้งานได้ทั้ง Desktop และผ่าน Application บนมือถือ


2. เราใช้ Google calendar

สำหรับนัดหมายตารางงาน หลายคนคงคุ้นเคยกันดีสำหรับเครื่องมือในการลงปฏิทินนัดหมายตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรม หรืองานประชุมต่าง ๆ


3. ใช้ระบบ Cloud Computing มาใช้สำหรับการจัดเก็บไฟล์งาน

ตลอดหลายปีที่ผ่านมาเราอาจจะได้ยินคำว่า Cloud Computing กันอย่างหนาหู แต่ก็ยังอาจสงสัยว่าแล้วสามารถนำมาใช้งานได้อย่างไร และเอาไปใช้กับเทคโนโลยีอะไร ในปัจจุบันมีบริการ Cloud Computing มากมายที่นำมาใช้สำหรับการบริหารจัดการไฟล์เอกสาร รูปภาพ ตลอดจนไฟล์งานอื่น ๆ ทางสำนักพิมพ์ฯ เราเลือกใช้ Dropbox มาอยู่ระยะหนึ่งแต่ด้วยจำนวนที่จำกัดของพื้นที่จัดเก็บใน Package free มีน้อย เราจึงเลือก Google drive file stream มาใช้งานเพิ่มเติมสำหรับการจัดเก็บเอกสารที่มีขนาดใหญ่และใช้งานไม่บ่อยนัก โดยส่วนมากแล้ว Google drive file stream จะเป็นทีม Artwork ที่ใช้งานร่วมกับทีมการตลาดที่เราจะแชร์ไฟล์งาน Artwork ที่มีขนาดใหญ่ให้กัน และสามารถใช้งานได้ทั้ง Desktop และผ่าน Application บนมือถือ


4 .เรามี Facebook page, Twitter, Line official account สำหรับการทำการตลาดและสร้างการรับรู้ให้กับลูกค้า

เริ่มต้นการตลาดแรก ๆ จนถึงปัจจุบันปฏิเสธไม่ได้ว่า Facebook ยังเป็นช่องทาง Social media หลักสำหรับการทำการตลาด และประชาสัมพันธ์ ของเราต่อมาเราเริ่มใช้ Twitter สำหรับการทำการตลาดอีกช่องทาง ล่าสุดด้วยกระแสที่มาแรงในยุคนี้ก็คือ Line ที่มีผู้ใช้เพิ่มขึ้นไม่น้อย ทำให้เราต้องเริ่มใช้ Line official account สำหรับการทำการตลาดและใช้ Line bot สำหรับการสื่อสารกับลูกค้าได้ 24 ชั่วโมงอีกด้วย



5. เราใช้ MailChimp สำหรับการกระจายข่าวสาร ข้อมูล หรือ โปรโมชั่น

เป็นระบบ E-mail Marketing หรือการทำการตลาดผ่านช่องทางการส่งอีเมล ซึ่ง MailChimp เป็นระบบที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากจากคนทำการตลาดออนไลน์ ทางสำนักพิมพ์ได้เลือกใช้ MailChimp สำหรับการกระจายข่าวสาร ข้อมูล หรือ โปรโมชั่น ให้กับลูกค้าหรือผู้ที่สนใจได้อย่างรวดเร็ว ภายในโปรแกรมยังมี Analytics ให้เราได้ดูสถิติต่าง ๆ ในการทำการตลาดอีกด้วย



6. เรามีระบบ ERP สำหรับการบริหารจัดการต้นทุนและการขาย

การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์ของทรัพยากรทางธุรกิจได้อย่างสูงสุดระบบการจัดการและวางแผนการ โดยการเชื่อมโยงส่วนงานต่าง ๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน เช่น ระบบการเงิน ระบบการชื้อ ระบบการขาย เป็นต้น

7. เรามีเว็บไซต์ E-commence สำหรับการสั่งซื้อหนังสือได้ 24 ชั่วโมง/สัปดาห์

ด้วยการเปลี่ยนแปลงของผู้บริโภคทำให้ตลาดของ E-commence ในประเทศไทยเติบโตอย่างต่อเนื่องทำให้สำนักพิมพ์ฯ จะต้อง Disrupt ตัวเองก่อนโดน Disrupt เราจึงเริ่มที่จะจำหน่ายหนังสือผ่านช่องทางออนไลน์ เพิ่มอีกช่องทาง


8. เราใช้ Line group สำหรับการพูดคุยปรึกษางาน

เนื่องด้วย แอป line เป็นแอปพลิเคชันที่มีผู้ใช้งานสำหรับการ Chat เรียกได้ว่ามาเป็นอันดับต้น ๆ เลยก็ว่าได้ ด้วยการใช้งานที่ไม่ซับซ้อนและรวดเร็วในการพูดคุยทำให้สำนักพิมพ์ฯ เราเลือกแอป Line สำหรับการพูดคุยปรึกษางาน


9. ล่าสุดเรากำลังนำ Microsoft Teams

มาใช้สำหรับการจัดประชุมงาน จากสถานะการปัญหาสภาวะโรคระบาด Covid-19 ทำให้หลายหน่วยงานพูดถึงเรื่อง Work From Home ถึงตอนนี้สำนักพิมพ์ฯ เรายังไม่มีการทำงานแบบ Work From Home แต่เราก็ได้เริ่มนำการประชุมแบบ Video calls สำหรับการจัดประชุมงานต่าง ๆ ที่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการเดินทางและการอยู่รวมกันเป็นกลุ่มได้อีกด้วย

สรุป

การนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาใช้ในงานของสำนักพิมพ์ฯ เป็นการลดเวลาการทำงานที่ซ้ำซ้อนของพนักงาน และการบริหารงานที่ทำให้เกิดความเข้าใจ สามารถติดตามได้ง่าย ตลอดจนการพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพเนื่องด้วยกระบวนการจัดพิมพ์หนังสือ/ตำราทางวิชาการมีขั้นตอนที่ระเอียดมากมายสำหรับมาตรฐานสำนักพิมพ์ระดับ University ที่จะต้องมีความถูกต้องและได้มาตรฐาน ทำให้เราจึงคิดค้นและพัฒนางานนำเครื่องมือต่าง ๆ มาใช้ในสำนักพิมพ์ฯ ให้เกินประโยชน์ต่องานมากที่สุด สำหรับองค์กรหรือหน่วยงานต่าง ๆ ที่สนใจสามารถลองนำเครื่องมือเหล่านี้ไปปรับใช้ในงานก็อาจจะช่วยให้งานของเราดำเนินได้สะดวกมากยิ่งขึ้น